As ferramentas que nos ajudam a melhorar nossa produtividade no trabalho são tão eficazes quanto pensamos? E-mail e reuniões ocupam um tempo de trabalho valioso. O certo é que a partir dos novos dados que a Microsoft tem aportado sobre a produtividade de milhões de trabalhadores, a dúvida paira. Somos produtivos durante todas as horas que dura o nosso dia de trabalho?
Esta questão é resolvida pelo recente estudo realizado pela multinacional norte-americana, no âmbito do estudo anual que a fabricante de software tem vindo a realizar sobre as tendências de produtividade no local de trabalho. De sua conclusão extrai-se como nós trabalhadores gastamos nossas horas de trabalho.
A verdadeira produtividade dos trabalhadores
O último relatório de produtividade que a Microsoft fez traz à tona a realidade da produtividade e as ferramentas projetadas para esse fim. Grande parte do dia de trabalho vai para atender dados, ler e responder e-mails, realizar reuniões ou notificações. Mas não são essas ferramentas que vieram para aumentar a produtividade dos negócios?
A verdade é que além de ajudarem a aumentar o desempenho das empresas, também contribuem para distrair os funcionários. Nesse sentido, os pesquisadores que dirigiram o referido relatório, afirmam que um funcionário gasta em média 57% de seu tempo usando software de escritório para se comunicar e, portanto, não executa outras tarefas.
Para isso, o estudo esclarece que os 25% dos usuários mais ativos em seu software comercial gastam uma média de 8,8 horas por semana lendo e escrevendo e-mails, e 7,5 horas de gravação de reuniões. O restante do tempo, além de reuniões, chats ou e-mails, era gasto em outras tarefas, como 43% delas criando planilhas ou escrevendo apresentações.
O tempo gasto no trabalho em e-mails, chats, telefones ou videochamadas, dobrou na última década e agora consome 85% do tempo de trabalho. Estes números também foram aumentados pelo aumento do teletrabalho fruto da pandemia de Covid-19, e o tempo dedicado a chamadas de voz e vídeo aumentou 65%.
Exaustão e aspectos psicológicos também entram em jogo. De este modo, el hecho de responder a un mensaje nos conlleva a necesitar un tiempo de recuperación de la tarea de unos 60 segundos y que puede llegar a los 20 minutos si la tarea a la que regresamos es más compleja o si la interrupción ha sido mais tempo.
Ferramentas digitais e seu lado mais negativo
No setor empresarial, o pensamento geral é que as ferramentas digitais, além de ajudar no desempenho, estão causando problemas. Tanto que se acredita que a sobrecarga digital está prejudicando a inovação e a própria produtividade. Em consonância com isso, uma pesquisa com mais de 31.000 pessoas revelou que dois em cada três trabalhadores não levaram o tempo necessário para fazer o trabalho real.
Sobre essas conclusões, Jared Spataro, que liderou a investigação da Microsoft, falou. Spataro afirmou desta forma que “as pessoas sentem-se bastante sobrecarregadas, a sensação de terem dois empregos, aquele para o qual foram contratadas, mas depois têm este outro trabalho de comunicação, coordenação e colaboração”.
Um terceiro estudo, realizado em 2022 com mais de 1.200 trabalhadores e quadros superiores, concluiu da mesma forma que os trabalhadores perderam em média 7,47 horas semanais nestas tarefas mencionadas, o que corresponde a quase um dia inteiro por semana.
Mas é claro que o verdadeiro problema surge quando essas horas de folga se traduzem em perda de dinheiro, é aí que surge o verdadeiro problema. Se analisarmos esses números tendo como referência um salário médio de $ 66.967, o tempo perdido se traduz em $ 12.506 por ano por funcionário.
O que se pode fazer?
Embora as empresas tenham consciência desta realidade em perdas horárias e que se traduzem em perdas económicas, sabem também que estas ferramentas não podem ser dispensadas. É por isso que algumas empresas estão tentando administrar esses tempos investidos, como é o caso do Slack e do Dropbox, que são abordando essa sobrecarga de tempo gasto em reuniões, encurtando a duração dessas.
Parece que a Inteligência Artificial (IA) tem outra solução pela frente, e é que a Microsoft, de mãos dadas com a OpenAI, está incorporando essa ferramenta a aplicativos como Outlook e PowerPoint para eliminar a carga de trabalho e ganhar lucratividade no longo prazo. A opinião geral sobre a Inteligência Artificial é muito positiva, e tanto as empresas quanto os trabalhadores entendem que ela pode ajudá-los a reduzir consideravelmente a carga de trabalho.
